Outil de suivi qualité : capitaliser sur Excel et Outlook

Fin 2021, une grande entreprise industrielle contacte En 1 Clic afin de se doter d’un outil de suivi qualité pour ses produits chimiques.

En 1 Clic exploite tout le potentiel d’Excel

Comme dans tous les projets que nous menons, nous commençons par analyser les besoins du client et faire un audit de ses outils bureautiques. Nous constatons que les équipes concernées utilisent très largement Excel et Outlook, mais les freins suivants sont identifiés :

• De nombreux utilisateurs interviennent sur des mêmes fichiers Excel, rendant le risque d’erreurs de manipulation important
• Les tâches sont répétitives et chronophages
• Les fichiers de suivi des indicateurs ne sont pas liés entre eux
• Les utilisateurs ne sont pas nécessairement informés des mises à jour effectuées par les autres membres
• Il existe un manque de visibilité globale sur l’ensemble des indicateurs qualité

L’équipe En 1 Clic va alors s’appuyer sur les fichiers Excel existants pour développer des solutions en grâce au code VBA (macro Excel).

Notre objectif : relier les fichiers Excel entre eux et créer une passerelle automatique vers Outlook.

Gain client : une information fiabilisée et facilement accessible

Processus de déclaration des lots, traitements des anomalies… Les indicateurs qualité sont désormais visibles en un coup d’œil grâce à une mise en forme adaptée et une base de données centralisée.

Des boutons ont été créés pour simplifier les manipulations, des formulaires permettent désormais d’ajouter rapidement des données.

L’équipe accède aussi facilement à l’historique des données.

Pour fiabiliser l’outil de suivi qualité, En 1 Clic a aussi fait un travail d’automatisation :

• Dès qu’un utilisateur ajoute ou modifie une donnée, une sauvegarde automatique s’effectue dans les autres fichiers Excel
• Pour un meilleur partage de l’information et un gain de temps certain, des mailings pré-rédigés avec pièce jointe intégrée sont disponibles directement via les fichiers Excel et renvoient vers Outlook : il n’y a plus qu’à cliquer sur « envoyer »
• Les indicateurs qualité mis à jour apparaissent en temps réel sur le côté de l’écran, offrant une visibilité globale essentielle pour le suivi

Résultat : l’équipe de notre client est désormais dotée d’un outil de suivi qualité plus fiable, plus efficient, et plus facile à utiliser.

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