Consolidation d’entretiens annuels

Projet de développement sous Excel de templates (modèles) de questionnaires d’entretiens annuels en plusieurs langues pour un groupe international.

Chaque année, la société réalise des entretiens annuels auprès de tous ses collaborateurs. L’entreprise est en cours de déploiement d’un logiciel de gestion RH, qui prendra plusieurs années.

La réalisation des entretiens annuels étant un moment important, les ressources humaines souhaitent mettre en place une solution intermédiaire, entre la version papier actuelle et le futur logiciel.

Le groupe étant présent dans plusieurs pays, la solution doit être multi-langues, et la consolidation doit pouvoir être effectuée localement.

Le déploiement doit être rapide, et l’investissement limité.

4 étapes projet :

Logiciels utilisés

Excel, version PC. Le Pack Office est disponible sur tous les postes des salariés.

Problématique

• Nécessité d’adapter les entretiens professionnels selon les catégories d’employés ;
• Masse salariale très importante : plusieurs milliers de personnes sont concernées ;
• Réponses standardisées mais avec un large choix, et des variables selon les réponses précédentes ;
• Fichiers multi-langues.

Notre solution

Développement de deux fichiers Excel multi-langues, l’un pour les questionnaires d’entretien, l’autre pour la consolidation.

Lors de l’ouverture du fichier Excel de l’entretien annuel, le manager choisit la catégorie et le pays de l’employé ; le fichier est actualisé automatiquement dans la langue appropriée.

Les formulaires s’adaptent à la longueur des réponses du salarié. De nombreuses aides à la saisie facilitent l’administration du questionnaire (liste déroulante, fenêtre d’aide…). Certains champs sont même obligatoires pour éviter les erreurs et les oublis.

La personne en charge des ressources humaines, peut consolider en quelques clics tous les entretiens de son périmètre (plusieurs milliers si besoin). Le fichier de consolidation peut même être traduit dans la langue locale.

Pour les deux types de fichiers Excel, l’administrateur peut modifier les listes déroulantes de réponses, et gérer seul la traduction en cas de modification.

Du point de vue technique, pas d’achat de licence supplémentaire, le développement de macro Excel sous VBA suffit.

Bilan

Le groupe a ainsi une solution pour transformer une version papier du questionnaire d’évaluation annuelle en une version digitale.

En quelques clics, un entretien annuel est paramétré en fonction de l’employé, et le manager peut se concentrer sur l’échange avec le collaborateur.

La consolidation et la restitution sont rapides, la direction des ressources humaines possède ainsi toutes les données pour préparer la nouvelle année.