Fiches de paie : quand Excel VBA vient combler les limites d’un logiciel comptable

Un cabinet comptable doit fournir des fiches de paie en anglais pour des ingénieurs étrangers.

Problématique : le logiciel de comptabilité utilisé extrait uniquement des fiches de paie en français sous format PDF non modifiable.

En 1 Clic intervient pour prendre le relais du logiciel comptable. Nos experts Excel VBA développent une solution qui va reprendre toutes les données des salariés et générer automatiquement des fiches de paie en anglais.

Attention : En 1 Clic ne paramètre pas de paie ! Notre expertise se situe au niveau du développement Excel VBA et la création de fichiers sur-mesure, quelle que soit la thématique (comptable, RH, commerciale…).

Un développement Excel VBA pour générer facilement des fiches de paie

Pour la société qui nous contacte, l’intérêt du projet est double. Il s’agit en effet de pouvoir transposer facilement les fiches de paie générées par le logiciel de comptabilité dans une version anglaise :

• En capitalisant sur l’existant : utiliser les données contenues dans le logiciel comptable tout en limitant les manipulations
• En comblant les limites du logiciel : ne pas avoir à investir dans un nouveau software et limiter les coûts en s’appuyant sur Microsoft 365

Les experts En 1 Clic s’appuient alors sur Excel et la programmation VBA pour développer une sorte de mini software de comptabilité permettant de reproduire chaque mois les fiches de paie des ingénieurs étrangers dans une version anglaise.

Pour cela, nous procédons par étapes :

• Nous créons un lien entre le logiciel de comptabilité dont est doté notre client et un fichier Excel créé pour l’occasion
• Nous créons des macros/formules pour que des imports mensuels puissent être réalisés facilement chaque mois dans Excel avec toutes les données utiles à la réalisation des fiches de paie : informations générales sur les salariés et données financières (charges salariales, cotisations patronales, salaires bruts et nets, etc.)
• Nous paramétrons le fichier Excel pour que les données extraites soient automatiquement basculées en anglais et que les comptables puissent facilement modifier et afficher les informations utiles en fonction de chaque ingénieur : possibilité d’afficher ou non certaines lignes en fonction du profil (ex. : primes, jours de congés…), formules pour masquer automatiquement certaines lignes en fonction des cas, possibilité d’extractions ciblées (ex. : par nationalité), etc.
• Nous recréons un visuel de fiche de paie identique à la version française
• Nous nous appuyons sur la programmation VBA pour que les comptables puissent exporter les fiches de paie de chaque ingénieur en un clic

Bon à savoir : pour ce projet, les données extraites à partir du logiciel de comptabilité sortaient sous format .xhl, et non sous format .xls. Cela n’a pas été bloquant pour nos experts Microsoft 365 : En 1 Clic a les compétences nécessaires pour travailler sur des extractions dans des formats autres que .xls ou .csv, et des les traiter ensuite sous Excel !

Résultat client : un logiciel de fiches paie disponible sous Excel

Grâce à notre développement Excel VBA, le processus de génération des fiches de paie en anglais est rationnalisé et souple :

• Les comptables importent en quelques clics les fiches de paie et les données comptables de chaque ingénieur dans le fichier Excel, le tout dans leur version française
• Excel croise les données, personnalise les fiches de paie de chaque ingénieur, et les bascule automatiquement en anglais
• Via un simple clic sous Excel, les comptables exportent les fiches de paie en version anglaise de chaque ingénieur dans un format identique à celui des fiches de paie françaises

En d’autres termes, notre client dispose désormais d’un outil connecté à son logiciel de comptabilité, facilement paramétrable et qui peut fonctionner dans toutes les langues.

A noter : ce projet n’a nécessité aucun investissement dans un outil supplémentaire. Nous nous sommes uniquement appuyés sur Microsoft 365 dont disposait déjà notre client pour développer notre solution sur-mesure.

Vous souhaitez vous aussi personnaliser vos outils Excel et bénéficier de notre expertise en développement VBA pour vos problématiques comtpables, commerciales, RH… ? Nous sommes à votre écoute ! Contactez-nous pour obtenir une solution sur-mesure.