Développement Excel VBA : un suivi RH et budgétaire simplifié

La filiale d’un grand groupe français a besoin d’un outil pour piloter la définition des primes versées à ses commerciaux.

Cette société se rapproche de nos experts pour faciliter la gestion RH de ses commerciaux et disposer d’un outil offrant une meilleure visibilité sur la comptabilité.

Excel VBA : En 1 Clic s’appuie sur l’existant

Pour cette mission, En 1 Clic s’appuie sur les fichiers Excel utilisés par les équipes de la société.

Conséquence directe pour le client : aucun coût de licence supplémentaire !

Dotés du Pack Office et déjà familiarisés avec l’environnement Excel, les équipes RH et comptables utilisent des tableurs pour organiser et restituer les informations liées au versement des primes des commerciaux.

Problématique : le contrôleur de gestion sociale doit gérer une masse d’informations éclatées entre les services. Les tâches sont chronophages et nécessitent de nombreuses manipulations et allers-retours pour avoir une vision globale sur le budget consacré à ces primes et la progression des résultats de chacun.

Nous intervenons alors pour créer un outil maître permettant de paramétrer la campagne où sont regroupées toutes les données.

Comment ?

En utilisant le langage de programmation VBA (Visual Basic pour Applications).

Programmation VBA : En 1 Clic personnalise les outils de travail

Nos développeurs VBA effectuent une analyse des besoins et des usages du client pour :

• Développer un fichier Excel sur-mesure
• Définir les informations clés à traiter
• Imaginer la mécanique qui permettra d’organiser et connecter les données

Excel sert à organiser et restituer les informations.

La programmation VBA, quant à elle, fonctionne à l’image d’un mini software et permet :

• De gérer un processus complexe
• D’importer des extractions de logiciels externes contenant des données utiles au suivi
• De manipuler ces données et créer une « routine »
• De créer des formulaires tout en gérant les particularités de chaque commercial
• De sauvegarder dans une base de données globale toutes les données liées aux commerciaux de manière simultanée (résultats effectués en temps réel et ajustement automatique du montant des primes)
• De paramétrer les restitutions d’informations et de capitaliser sur la multitude d’informations stockées : les données sont consolidées et Excel offre désormais différentes visions du suivi et des résultats des actions commerciales à l’aide de tableaux paramétrables et de représentation graphique de données

Nos équipes s’appuient sur le code VBA et créent des liens logiques entre les données comptables, RH et commerciales. Grâce au développement effectué par En 1 Clic et aux données saisies par les opérationnels, l’outil permet la consolidation puis la restitution des actions commerciales à différents niveaux.

Résultat client : un outil de pilotage des primes simplifié et fiabilisé

Grâce au développement VBA, notre client dispose d’un outil de pilotage des primes global et centralisé, et doté d’une plus grande fiabilité (réduction du nombre d’erreurs).

Les processus sont simplifiés :

• Le contrôleur de gestion sociale génère un fichier par manager, envoyé automatiquement par mail
• Le manager fait des ajustements par salarié et transmet le fichier mis à jour au contrôleur de gestion sociale
• Le contrôleur de gestion sociale réimporte ce fichier mis à jour et dispose alors d’une vision globale de toutes les données modifiées

Concrètement, ce nouvel outil de suivi permet en quelques clics :

• De faire des revues budgétaires
• D’ajuster les provisions des primes
• D’améliorer la planification budgétaire en renseignant les chiffres réels et les montants exacts de prime calculés
• De définir les primes avec un processus simplifié d’allers-retours avec les managers
• De suivre les provisions et le montant global attribué aux primes
• De réaliser les avances de primes dans l’année en générant très simplement des fichiers
• De générer automatiquement des montants exacts en fin d’année

Résultat : un gain de productivité pour les équipes. La société peut désormais suivre en temps réel l’évolution des résultats de chaque commercial et ajuster le suivi comptable en conséquence.

Vous souhaitez vous aussi personnaliser vos outils Excel et bénéficier de notre expertise en développement VBA ? Nous sommes à votre écoute ! Contactez-nous pour obtenir une solution sur-mesure.