Power Apps pour un meilleur suivi des plannings

Notre client pour cette mission : une société spécialisée dans le conseil aux collectivités locales basée à Lyon.

Un objectif : faciliter la gestion de projets en ayant une meilleure visibilité sur les plannings de chaque consultant en temps réel.

L’enjeu : capitaliser sur l’outil Excel déjà développé pour ce même client en allant plus loin grâce au potentiel de Power Apps.

Un enjeu majeur : le prévisionnel

En 1 Clic avait déjà travaillé pour cette entreprise en développant un fichier Excel sur-mesure afin d’aider les consultants dans leur gestion de projet.

A l’usage, certains freins sont apparus : trop de manipulations d’un outil à l’autre, nécessité de pouvoir faire des modifications en temps réel sans risquer de perdre des données, lourdeur des processus, etc.

Face à cette situation et à l’écoute des besoins de nos clients, nous avons décidé de développer une application Power Apps.

Les raisons de ce choix ?

• La configuration des équipes : mobiles et répartis sur l’ensemble du territoire, les collaborateurs de cette société avaient besoin d’un outil collaboratif, accessible partout et tout le temps
• L’enjeu du prévisionnel : pour l’entreprise, avoir une meilleure visibilité sur les jours-homme de chaque consultant est une vraie force. Cela permet de voir si le projet reste rentable et d’adapter le planning en fonction des contraintes de chacun
• Le besoin de centraliser l’information en un même outil : chronophages et sujettes aux erreurs de manipulation, les saisies dans OneDrive et Excel étaient devenues contre-productives pour les consultants

Notre audit nous a permis de mettre en avant les leviers d’action rendus possibles par la Power Platform. Pas de doute, développer une application Power Apps permettrait à notre client de gagner en productivité.

Notre réalisation sur-mesure

Les équipes En 1 Clic ont développé une solution Power Apps sur-mesure pour que chaque consultant puisse facilement saisir le temps passé par projet.

Grâce aux fonctionnalités de Power Apps, nous avons pu mettre à leur disposition une plateforme online unique sur laquelle ils peuvent désormais :

• Renseigner le temps passé sur chaque mission, avec une vue par porteur, par mission ou par client
• Consulter ou modifier les informations clés relatives à chaque projet 
• Visionner les jours renseignés sur les prochains mois et ainsi avoir une vue d’ensemble sur la gestion globale de tous les plannings de l’équipe
• Ajouter ou retirer des utilisateurs en quelques clics seulement

Comme toutes les applications Power Apps, la plateforme développée pour ce client jouit d’une interface intuitive et facile à prendre en main. En quelques clics et à l’aide de tableaux de bord générés automatiquement, l’entreprise peut vérifier la rentabilité de chaque projet et voir quel consultant a des disponibilités en fonction du staffing actuel.

L’outil permet aussi de consulter des données financières, commerciales ou relatives aux RH telles que :

• Le chiffre d’affaires en cours
• Le reste à facturer pour chaque client
• Les bilans par consultant
• Les absences des collaborateurs
• Le taux jour-homme calculé automatiquement
• …

La différence avant/après Power Apps ?

Grâce aux ponts créés entre la nouvelle application Power Apps et les différents outils du Pack Office, toutes les données sont désormais saisies au même endroit, automatiquement mises à jour sous Sharepoint, et actualisées dans Excel.

Gains observés :

• Moins de temps de saisie pour les consultants
• Meilleure visibilité sur les plannings pour l’ensemble de l’équipe
• Meilleure expérience utilisateur grâce à une interface plus « user friendly »
• Meilleure accessibilité aux outils de travail, disponibles partout et tout le temps, aussi bien sur PC que sur smartphone
• Aspect collaboratif renforcé

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