Power Apps : En 1 Clic développe une application pour un Opco

Après plusieurs déconvenues auprès de sociétés proposant des logiciels à la fois coûteux et peu personnalisables, un Opco s’est tourné vers En 1 Clic pour développer une application de suivi de gestion et de planification des actions régionales.

Pour ce projet, nos équipes se sont appuyées sur les outils de la Power Platform.

D’Excel à Power Apps, il n’y a qu’un pas

Depuis plus de dix ans, En 1 Clic accompagne des structures de toutes tailles et de tous horizons pour les aider à tirer le meilleur parti de leur suite Microsoft 365. La nouvelle réalisation que nous vous présentons ici vient s’ajouter à de nombreux autres projets déjà menés avec succès (en savoir plus).

En mai 2023, notre équipe d’experts Microsoft 365 se voit confier la mission de développer une application entièrement personnalisée pour un Opco (Opérateur de Compétences) possédant des antennes dans tout l’Hexagone et dans les Départements et Régions d’Outre-mer.

Le contexte est le suivant : tout au long de l’année, les entités régionales communiquent avec le siège de l’Opco en remplissant manuellement des fichiers Excel. Remontées sur les actions menées, demandes de validation et de financements, suivi de la volumétrie des bénéficiaires… tout est complété et transmis par les centaines de collaborateurs répartis dans plus de 90 implantations territoriales. Toutes ces données sont ensuite traitées et consolidées par les équipes du siège qui se chargent ensuite d’élaborer des statistiques pour obtenir un suivi d’activité.

On distingue aisément les limites d’un tel processus :

• Les tâches effectuées sont chronophages et très répétitives, aussi bien pour les antennes régionales que pour les équipes du siège
• Le risque d’erreurs manuelles est important
• L’absence d’automatisation des processus provoque une mauvaise visibilité sur les actions menées et les résultats obtenus

Une contrainte importante est par ailleurs identifiée. En effet, les équipes de l’Opco évoluent dans un environnement très politique et doivent ainsi respecter des processus très spécifiques. Après avoir tenté de recourir à des logiciels informatiques à la fois coûteux et inadaptés à ses besoins, l’Opco s’adresse à En 1 Clic avec un objectif clair : disposer d’un outil entièrement personnalisé pour regrouper toutes les actions effectuées sur Excel et faciliter le suivi et la gestion des activités menées au sein de toutes ses entités.

Pour cela, nous allons capitaliser sur les fichiers Excel existants et recourir à la Power Platform.

Un outil de suivi et de gestion clé en main

L’étude des besoins de notre client nous amène à un constat évident : dans ce projet, il faut utiliser le potentiel de la Power Platform.

« Grâce à des copies écrans minutieusement effectuées par les équipes de l’Opco, avec qui nous avons eu un plaisir particulier à travailler, nous avons développé une application répondant en tout point au cahier des charges. Nous nous sommes pour cela appuyés sur Power Apps et Power Automate. Toutes les données ont quant à elles été stockées sur Sharepoint », explique notre développeur Zacharie Cortes.

Communication, marketing, suivi budgétaire, actions menées sur l’année, volumétrie des bénéficiaires… tout est regroupé au sein d’un même outil dans le strict respect des contraintes listées par le client (ex : utilisation de codes couleurs spécifiques).

Les processus sont par ailleurs automatisés, évitant la multiplication des tâches (envois automatiques de mails, générations de documents PDF, génération de statistiques et de graphiques, etc.) et tous les templates sont facilement réutilisables d’une année sur l’autre. Dans le back office, les utilisateurs peuvent voir en temps réel les actions validées.

Vous l’aurez compris : l’expertise En 1 Clic a permis à l’ensemble des collaborateurs de l’Opco de disposer d’un outil de suivi et de gestion clé en main ! Le tout, sans avoir investi dans un nouveau logiciel…

Vous aussi vous souhaitez profiter de tout le potentiel de votre suite Microsoft 365 ?

Contactez-nous, nous sommes à votre écoute !

Image article @The Walker Group de Pixabay