Rétro planning

Projet de création de plannings automatisés et dynamiques sous Excel, pour une agence de communication spécialisée dans le luxe.

A chaque démarrage de projet, l’agence de communication met en place un rétro planning, contenant les principales phases et les tâches correspondantes : création, pré-prod, shooting, post-prod, …

L’agence souhaite optimiser cette phase de projet cruciale qui est notamment réalisée conjointement avec ses clients. La production de ses plannings doit être au maximum automatisée et la mise à jour simplifiée.

4 étapes projet :

Logiciels utilisés

Excel

Problématique

• Les plannings et rétro-planning sont entièrement réalisés à la main, il faut donc les automatiser ;
• Nécessité de créer des liens entre les différentes tâches et catégories ;
• Le contenu du fichier doit évoluer avec le projet ; à chaque changement de date d’une tâche, le planning doit se mettre à jour automatiquement.

Notre solution

Lors de la création d’un planning, le chef de projet paramètre les dates de début et de fin à l’aide d’un formulaire. Le planning se génère alors automatiquement dans un nouvel onglet. Les jours, semaines et mois sont déjà mis en forme. Les colonnes ont déjà la bonne largeur, et les zones d’impression sont automatiquement définies.

Les tâches peuvent être liées les unes aux autres, à partir des dates de début et/ou de fin, mais également commencées après X jours d’une tâche précédente.

Les couleurs des différentes catégories et tâches peuvent être personnalisées.

Si les dates d’une tâche sont modifiées, alors toutes les tâches liées sont actualisées.

En 1 clic, le rétro planning Excel peut être partagé par mail au format PDF.

Tous ces développements sont réalisés grâce au code de développement d’Excel : VBA.

Bilan

La société dispose d’un véritable outil de planification des tâches. Elle peut davantage se consacrer au contenu de ses projet et ne plus perdre de temps dans la création manuelle de plannings.

Des diagrammes de Gantt sous Excel intégralement automatisés !