Time manager

Développement sous Access d’un outil de gestion du temps et de projets pour un cabinet de conseil.

Un cabinet de conseil d’une vingtaine de consultants utilise un fichier Excel pour le suivi des projets (devis et facturation), ainsi que pour suivre de manière mensuelle le staffing de chaque consultant.

4 étapes projet :

Logiciels utilisés

Excel, Word

Problématique

Le fichier Excel qui était simple et souple à gérer au départ, est devenu extrêmement complexe au fur et-à mesure de la croissance du cabinet :

• Difficultés d’ajouter ou de supprimer des consultants ;
• Lenteur du fichier due à un trop grand volume de données et d’opérations ;
• Peu de fiabilité dans les calculs et les résultats due à la taille du fichier ;
• Aucun monitoring des projets ;
• Suivi du temps des consultants peu souple.

Notre solution

Développement d’un outil de gestion complet sous Access grâce au code VBA.

Conception d’un programme Access pour gérer des données par l’intermédiaire de formulaires de saisie :

• Gestion des consultants (informations administratives et suivi des grades successifs) ;
• Gestion des projets (client, typologie, secteur, jours vendus par grade, sous-traitants, …) ;
• Gestion du temps mensuelle des consultants : jours attribués, prévus et réalisés ; traitement différencié de la production, des projets internes et du commercial ;
• Gestion des absences des consultants.
• Reporting mis en place pour suivre les principaux indicateurs ;

De plus, des fiches « consultants » et des fiches « projets » peuvent être extraites sous Excel pour une période sélectionnée, ainsi que le calendrier des absences, et envoyées par mail pour le suivi de la paie.

Cet outil Access permet donc le suivi du temps de travail pour l’équipe et l’état d’avancement des projets. De plus, il sert à gérer le budget en suivant le CA annuel comparé aux hypothèses de budget de l’année précédente.

Bilan

Les données sont souples et rapidement actualisables.

L’outil Access est fiable et permet de générer rapidement des analyses sur les principaux indicateurs de suivi du cabinet de conseil.